Folgend haben wir für Sie eine Übersicht über die einzelnen Schritte zur Planung und Buchung einer Klassenfahrt zusammengestellt. Hinweis: Die meisten Informationen dienen als Empfehlung. Selbstverständlich können (gerade erfahrene Lehrkräfte) den Ablauf bis zur Buchung auch anders gestalten.
Nutzen Sie zusätzlich unseren Ablaufplan als Grundlage für die Vorbereitung Ihrer Klassenfahrt und erfassen Sie mit unserer Planungshilfe die wichtigsten Eckdaten und Notizen.
Mit unseren Kontakten (u.a. zu Verbänden und Ministerien) helfen wir Ihnen schnell organisatorische Fragen zu klären und die Interessen aller Beteiligten in Einklang zu bringen. Melden Sie sich gern bei uns, falls Sie Hilfe benötigen.
1.) Rahmenbedingungen festlegen
Bevor Sie die Planung Ihrer Klassenfahrt konkretisieren, ist es wichtig, die Rahmenbedingungen klar zu definieren. Zunächst sollten Sie den Erlass zur Durchführung von Schulfahrten in Ihrem Bundesland beachten. Dieser enthält wichtige Vorgaben und Richtlinien, die es zu berücksichtigen gilt. Ebenso sollten Sie die inhaltlichen Ziele der Fahrt festlegen und dabei eventuell das Fahrtenkonzept Ihrer Schule berücksichtigen. Achten Sie auch auf die Vorgaben zur Anreiseart und recherchieren Sie erste Reiseideen grob, ohne sich bereits auf Details festzulegen.
Tipps:
- Eine Übersicht der Schulfahrtenerlasse finden Sie hier.
- Holen Sie sich Tipps von erfahrenen Kolleg*innen.
- Sammeln Sie zu Beginn nur erste Ideen, die Detailplanung erfolgt später.
2.) Ideensammlung an die Schulleitung weitergeben
Sobald Sie eine grobe Idee für die Klassenfahrt haben, sollten Sie diese mit der Schulleitung besprechen. Klären Sie, ob eine Genehmigung für die Fahrt möglich ist und legen Sie gemeinsam den Termin sowie die maximale Kostenobergrenze fest. Es ist ebenfalls wichtig, zu prüfen, ob Gelder für Dienstreisekosten zur Verfügung stehen und ob genügend Begleitpersonen verfügbar sind.
Tipps:
- Halten Sie den Termin für Ihre Klassenfahrt möglichst flexibel, um auf unterschiedliche Gegebenheiten reagieren zu können.
3.) Eltern ins Boot holen
Informieren Sie die Eltern über die geplante Klassenfahrt und klären Sie gemeinsam folgende Punkte:
- Ist die festgelegte Kostenobergrenze für die Eltern tragbar?
- Gibt es Einschränkungen bei Auslandsfahrten, etwa durch Einreisebedingungen?
- Oder sind sonstige Handicaps bei der Reiseauswahl oder dem Programm zu berücksichtigen?
Tipps:
- Vermeiden Sie es, die Grundsatzfrage „Klassenfahrt – Ja oder Nein?“ zu stellen, um keine unnötigen Diskussionen auszulösen.
- Nutzen Sie für den ersten Austausch mit den Eltern ein Umfragetool von der Onlineplattform Ihrer Schule (alt. Survey Monkey oder Doodle)
- Weisen Sie auf finanzielle Unterstützungsmöglichkeiten hin, wie das Bildungs- und Teilhabepaket (BuT).
- Halten Sie Rücksprache mit der Schulleitung, falls keine Einigung erzielt wird.
4.) Anfrage stellen
Mit Hilfe der vorhandenen Eckdaten können Sie nun Ihre Anfrage stellen.
Selbstverständlich beraten wir Sie auch gern telefonisch unter 035121391850.
Jedes Angebot wird auf Ihre Wünsche zugeschnitten und der Reisepreis ist abhängig von:
- Reisetermin / Reisedauer
- Teilnehmerzahl
- Abfahrtsort
- Transportmittel
Die Erstellung und Anpassung Ihres Angebots ist völlig kostenfrei. Erst wenn Sie uns das Buchungsformulars (welches Sie zusammen mit Ihrem Angebot erhalten) ausgefüllt und unterschrieben zusenden, erfolgt eine verbindliche Anmeldung.
Aus unserer langjährigen Erfahrung wissen wir, dass es eine Herausforderung sein kann, alle Eckpunkte so zu kombinieren, dass letztlich eine entsprechende Reise zustande kommt. Daher empfehlen wir, die Kostenobergrenze und die inhaltlichen Ziele der Klassenfahrt festzulegen und in den anderen Punkten flexibel zu bleiben.
Diese Flexibilität ermöglicht es, durch kleinere Anpassungen das passende Reisepaket zu erstellen. Weitere Informationen und Tipps finden Sie [hier].
5.) Angebotserstellung und Anpassung
Ihre Anfrage wird von uns umgehend bearbeitet.
Sie erhalten einen persönlichen Ansprechpartner, der Ihnen bei Fragen rund um Ihre Reise, sowohl vor, während als auch nach der Fahrt, zur Verfügung steht.
Ihr individuelles Angebot enthält:
- Einen auf Ihre Gruppe zugeschnittenen Reisepreis
- Eine detaillierte Übersicht der inbegriffenen Reiseleistungen
- Freiplätze für Begleitpersonen (falls gewünscht)*
- Stornokulanz: bei vielen Reisen können 10% der Teilnehmenden bis ca. 2 Monate vor Reiseantritt kostenfrei abgemeldet werden*
- Versicherungen zu Sonderkonditionen
Unsere Vorschläge umfassen außerdem:
- Programmpunkte, die speziell auf Schulgruppen abgestimmt sind
- Nützliche Hinweise zum Reiseziel
- Tipps zur Finanzierung und Möglichkeiten zur Kostensenkung
Unsere erfahrenen Reiseexperten stehen Ihnen gerne zur Verfügung, um Ihr Angebot anzupassen und alle offenen Fragen zu klären. Auf Wunsch reservieren wir Ihnen das Angebot für 2-3 Wochen. Sollte Ihr Berater durch eine Terminverschiebung, eine alternative Unterkunft oder ein anderes Reiseziel eine interessante Alternative finden, wird er Sie darüber informieren.
* Bitte beachten Sie die Hinweise in Ihrem persönlichen Angebot und die Vorgaben zu den Freiplätzen in Ihrem Bundesland.
6.) Elternabend und Genehmigungen einholen
Organisieren Sie einen Elternabend, um die geplante Klassenfahrt ausführlich vorzustellen und abzustimmen. Dabei sollten Sie folgende Punkte klären:
- Präsentieren Sie die favorisierten Angebote und lassen Sie die Eltern darüber abstimmen.
- Informieren Sie die Eltern über die Stornierungs- und Zahlungsbedingungen.
Bevor die endgültige Buchung erfolgt, lassen Sie sich von den Eltern oder volljährigen Schüler*innen eine Einverständniserklärung zur Teilnahme an der Klassenfahrt unterschreiben. Weitere Informationen und Vorlagen, welche Punkte diese Erklärung beinhalten sollte, finden Sie [hier].
Informationen zur Elternkommunikation und Regeln für die Klassenfahrt finden Sie [hier].
Lassen Sie abschließend den Schülerfahrten- und Dienstreiseantrag von der Schulleitung genehmigen.
7.) Buchung der Klassenfahrt
Wenn Sie alle Genehmigungen vorliegen haben, kann die Fahrt verbindlich gebucht werden.
Sollten Sie die Genehmigung durch das Schulamt oder die Schulleitung noch nicht vorliegen haben, so ermöglichen wir eine kostenfreie Gruppenstornierung oder -umbuchung bis zu einem vorher vereinbarten Termin, falls die Reise doch nicht genehmigt wird.
Die Buchung über uns, als Spezialanbieter für Klassenfahrten, bietet Ihnen viele Vorteile.
Hier ein kleiner Auszug:
- Ein Vertragspartner und eine Bestätigung für alle Leistungen
- Zentrale Verwaltung und Anpassung aller gebuchten Leistungen
- 24/7 Erreichbarkeit und Soforthilfe bei Problemen während der Reise
- Bei allen Fahrten wird das Risiko und die Haftung auf den Reiseveranstalter übertragen
- Absicherung des gezahlten Reisepreises sowie der Unterbringung und Rückbeförderung vom Reiseziel bei Insolvenz des Veranstalters
Um die gewünschte Reise zu buchen, senden Sie uns bitte das ausgefüllte und unterschriebene Buchungsformular zu, das Sie zusammen mit Ihrem Angebot erhalten haben oder hier herunterladen können.
Die Reiseversicherungen können Sie direkt bei der Buchung oder zu einem späteren Zeitpunkt (jedoch 30 Tage vor Reisebeginn) abschließen. Mehr Informationen finden Sie im Informationsblatt zur Versicherung. Für die Buchung benötigen wir eine vollständig ausgefüllte Teilnehmerliste.
Zusatzleistungen wie Eintrittskarten oder Stadtführungen können Sie ebenfalls gleich mit der Buchung anmelden. Sollten Sie sich noch nicht festgelegt haben, können zusätzliche Programmpunkte auch später hinzugebucht werden.
8.) Von der Buchung bis zur Reise
Reisebestätigung
Etwa 2-3 Wochen nach Ihrer Buchung erhalten Sie von uns eine Reisebestätigung. Diese enthält die Rechnung für alle gebuchten Leistungen, den Sicherungsschein, die Bestätigung Ihrer Reiseversicherung (falls bereits abgeschlossen) sowie nützliches Informationsmaterial zur Reisevorbereitung.
Zahlungsbedingungen
14 Tage nach Erhalt der Reisebestätigung ist eine Anzahlung, in der Regel in Höhe von 20% des Reisepreises, zu leisten. Bitte beachten Sie, dass gegebenenfalls gesonderte Zahlungsbedingungen (z.b. bei Flugreisen) gelten. Diese können Sie bereits Ihrem Angebot entnehmen.
Die Restzahlung wird 4-6 Wochen vor Reisebeginn fällig. Den genauen Restzahlungsbetrag entnehmen Sie bitte Ihrer letzten Rechnung.
Auf Anfrage können wir die Zahlungsmodalitäten anpassen und ein Konto für Einzelüberweisungen Ihrer Gruppe bereitstellen.
Programmplanung und Anpassung der Reise
Ihr persönlicher Ansprechpartner koordiniert mit Ihnen die inhaltliche und terminliche Programmplanung unter Berücksichtigung der entsprechenden Vorgaben. Sollten Sie etwa 10 Wochen vor Reisebeginn noch kein Programm gebucht haben, senden wir Ihnen eine Übersicht mit zahlreichen Programmpunkten zu, die Sie auf Wunsch hinzubuchen können. Bitte informieren Sie uns schriftlich über gewünschte Zubuchungen bis spätestens 6 Wochen vor Reiseantritt.
Für alle weiteren Änderungswünsche stehen Ihnen unsere erfahrenen Reiseexperten zur Verfügung. Sie erhalten regelmäßig Erinnerungen an wichtige Unterlagen wie Schulbescheinigungen, Essenswünsche oder Teilnehmerlisten.
Mit jeder Änderung erhalten Sie eine angepasste Rechnung mit dem entsprechend aktualisierten Restzahlungsbetrag.
Reiseunterlagen / Voucher
Etwa 2-3 Wochen vor Reisebeginn erhalten Sie Ihre vollständigen Reiseunterlagen. Diese beinhalten Informationen zur An- und Abreise, die Unterkunftsbestätigung, die Leistungsbestätigung (für gebuchte Zusatzleistungen wie Stadtführungen, inklusive Treffpunkt und Handynummer des Reiseleiters), die Telefonnummer des 24-Stunden-Notrufservices des Reiseveranstalters und bei Auslandsreisen die Telefonnummer des deutschsprachigen Ansprechpartners vor Ort.
Hinweise zu Essgewohnheiten / Allergien
Bitte informieren Sie uns etwa 2 Wochen vor Reiseantritt über besondere Wünsche in Bezug auf Essgewohnheiten, wie z. B. Allergien, religiöse Anforderungen oder vegetarische Ernährung.
Probleme während der Fahrt
Während Ihrer Reise können Sie den Veranstalter rund um die Uhr über den Notrufservice erreichen. Sie erhalten Soforthilfe bei Problemen während der Reise (z. B. bei notwendigem Ersatz aufgrund einer Buspanne oder Flugausfällen) und er kümmert sich um Alternativlösungen bei unvorhergesehenen Ereignissen (z.b. Streiks oder Wetterkapriolen).
