Folgend haben wir für Sie eine Übersicht erstellt, welche Punkte in der Kommunikation mit den Eltern beachtet werden sollte und geben Anregungen für die Erstellung von Regeln für die Klassenfahrt.

Organisieren Sie einen Elternabend, um die geplante Klassenfahrt ausführlich vorzustellen und abzustimmen. Die Einladung sollte erste Eckdaten zur Fahrt und Tagesordnungspunkte beinhalten. Wichtig ist auch der Hinweis, dass die gefassten Beschlüsse für alle Schüler*innen der Klasse Gültigkeit haben. Eine Anwesenheit aller Eltern oder volljährigen Schüler*innen ist zu empfehlen. Eine entsprechende Vorlage für die Einladung finden Sie [hier]

Auf dem Elternabend sollten Sie folgende Punkte klären:

  • Präsentieren Sie die favorisierten Angebote und lassen Sie die Eltern darüber abstimmen.
  • Informieren Sie die Eltern über die Stornierungs- und Zahlungsbedingungen und die Möglichkeit eine Reiserücktrittsversicherung abzuschließen.
  • Weisen Sie auf finanzielle Unterstützungsmöglichkeiten hin, wie das Bildungs- und Teilhabepaket (BuT).
  • Empfehlen Sie über einen längeren Zeitraum einen monatlichen Betrag für die Fahrt zurückzulegen.

Bevor die endgültige Buchung erfolgt, lassen Sie sich von den Eltern oder volljährigen Schüler*innen eine Einverständniserklärung zur Teilnahme an der Klassenfahrt unterschreiben. Eine entsprechende Vorlage finden Sie [hier]

Legen Sie klare Bedingungen für die Teilnahme an der Klassenfahrt fest. Hier einige Anregungen, die besprochen werden sollten:

  • Wie wird mit Fehlverhalten einzelner Schüler*innen, vor oder während der Reise, umgegangen?
  • Was passiert, wenn Zahlungen nicht fristgerecht eingehen?
  • Wer trägt die Kosten für mutwillige Schäden, die während der Fahrt entstehen?
  • Welche Konsequenzen drohen bei Konsum von Nikotin, Alkohol und anderer Suchtmittel?
  • Soll es eine Einschränkung hinsichtlich der Nutzung von Smartphones und anderen digitalen Geräten geben?

Weisen Sie auch darauf hin, dass bei massiven Problemen, vor oder während der Reise, der Abbruch der kompletten Fahrt drohen kann und geleistete Zahlungen nicht erstattet werden. Zudem sollte besprochen werden, dass Teilnehmende bei groben Verstößen auf eigene Kosten die vorzeitige Heimreise antreten müssen. Bei Minderjährigen sollten die Eltern die Kinder abholen bzw. die Aufsichtspflicht bei alleiniger Rückreise geklärt werden. Diese Regelungen sollten auch in Fällen von massiven gesundheitlichen Problemen gelten.

In vielen Dingen bietet das Jugendschutzgesetz bereits einen guten Rahmen. In den nächsten Wochen werden wir auch in unserem Downloadbereich weitere Vorlagen und Hilfsmittel zur Verfügung stellen.

Eine gute Methode ist die Ausarbeitung eines Regelwerkes gemeinsam mit allen Teilnehmenden. So setzen sich alle Teilnehmer*innen intensiv mit den Bedingungen auseinander und dies wirkt sich positiv auf die Einhaltung aus.

Ca. 2-3 Wochen vor der Fahrt sollte ein weiterer Elternbrief an die Eltern gehen bzw. ein zweiter Elternabend angesetzt werden. Hier sollten die Eltern über folgende Punkte informiert werden:

  • Eckdaten zur Fahrt inkl. Programm vor Ort
  • Treffpunkte und Zeiten für An- und Rückreisetag
  • Kontaktdaten und Adressen zu den wichtigsten Leistungserbringern (Unterkunft, Veranstalter, …)
  • Nochmaliger Hinweis auf Regeln und Konsequenz bei Verstößen während der Fahrt.

Mit den Reiseunterlagen erhalten Sie von uns alle Details zur Reise und weiterführende Informationen (z. B. Hausordnungen). Sollten Sie vor Versand der Reiseunterlagen Informationen benötigen, so melden Sie sich gern bei uns.

Für Ihre Unterlagen sollten Sie noch folgende Punkte abklären:

  • Erreichbarkeit der Eltern oder einer Ansprechperson während der Klassenfahrt
  • Allergien, Unverträglichkeiten, Medikamenten die eingenommen werden müssen
  • Info, dass bei kurzfristiger Erkrankung eine umgehende Info an den Verantwortlichen der Klassenfahrt geht